Legalizacja dokumentów

Legalizujemy umowy, kontrakty, faktury handlowe, specyfikacje, listy przewozowe, świadectwa pochodzenia, świadectwa fitosanitarne, świadectwa weterynaryjne, świadectwa radioaktywności, pełnomocnictwa i inne dokumenty.

Zapraszamy przedsiębiorców 
od poniedziałku do piątku w godzinach  9.00-14.00

Działalność legalizacyjna dokonywana jest w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej na podstawie ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce. Usługa legalizacyjna obejmuje potwierdzanie różnego rodzaju dokumentów stosowanych w handlu międzynarodowym.

Rodzaje legalizowanych i wystawianych przez Izbę dokumentów:

1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
5. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Legalizacji przez Izbę podlegają tylko dokumenty handlowe. Dokumenty dotyczące czynności prawnych, przekraczających zakres zwykłego zarządu przedsiębiorstwem, mogą być jedynie uwierzytelnione przez notariusza.

WAŻNY KOMUNIKAT KIG dotyczący potwierdzenia dokumentów „za zgodność z oryginałem”

Legalizacji nie podlegają:

• Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
• Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
• Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
• Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
• Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
• Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
• Wydruki, kserokopie lub niepodpisane dokumenty.
• Kserokopie za zgodność z oryginałem.
• Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
• Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie) , których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
• Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy,  pełnomocnictwa nie dotyczące spraw handlowych oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym (takie dokumenty po analizie prawnej wystawia na wniosek firm radca prawny KIG).
• Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania, certyfikaty końcowego użytkownika,  oświadczenia firm o zaistnieniu okoliczności siły wyższej.
• Zaproszenia dla obcokrajowców.

WAŻNE:

Zwracamy Państwa uwagę, że kryterium oryginalności nie spełniają i w związku z tym nie mogą być legalizowane dokumenty:

1. zarówno własne lub zewnętrzne, które są kserowane i następnie oryginalnie podpisywane przez reprezentację (np. kserokopia certyfikatu ISO podpisana oryginalnie przez reprezentację firmy),

2. podpisane przez reprezentację częściowo elektronicznie, a częściowo oryginalnie (np. świadectwo analizy producenta ze skanem podpisu laboranta i oryginalnym podpisem reprezentacji),

3. wydruki elektroniczne np. z CEIDG, KRS, REGON lub innych elektronicznych rejestrów, nawet po ich podpisaniu przez upoważnionych przedstawicieli firmy,

4. umowy handlowe ze skserowanymi podpisami strony zagranicznej,

5. kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem i to niezależnie od tego, czy potwierdzenia dokonuje wnioskodawca, czy urząd państwowy (np. kopie świadectw pochodzenia muszą być również wystawione przez urząd celny). Legalizację można wykonać na oryginalnie podpisanych kopiach, pod warunkiem legalizacji również oryginału.

W związku z wejściem w życie nowych przepisów w sprawie ochrony danych osobowych, znanych jako RODO prosimy również o zapoznanie się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych:

Klauzula informacyjna RODO legalizacja dokumentów.

Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia mogą ubiegać się przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce.

Podmiot ubiegający się o świadectwo pochodzenia (lub potwierdzenie innego dokumentu handlowego) zobowiązany jest zarejestrować się w Izbie jako eksporter i złożyć następujące dokumenty:

• Dokumenty rejestracyjne
  • Dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej,
  • Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,
  • Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP),
  • Uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.
• Upoważnienie ze wskazaniem osoby (osób) odpowiedzialnej za załatwianie formalności w Izbie i upoważnionej do podpisywania wniosku o wystawienie świadectwa pochodzenia podpisane przez osobę figurującą w dokumentach rejestracyjnych firmy (właściciel, prezes, członek zarządu, prokurent).

Rejestracja w Izbie jest jednorazowa i nieodpłatna.

Dokumenty do legalizacji

Dokumenty do legalizacji powinny być przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, która pozostaje w Dziale Legalizacji.

Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa. W przypadku dokumentów wystawianych przez instytucje państwowe wystarczy przygotować kserokopię.

Przy składaniu dokumentów do legalizacji  należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek. WIPH pobiera opłaty za czynności legalizacyjne w oparciu o Cennik z dnia 1.04.2022 r.

W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów, również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl

Wzór wniosku o legalizację dokumentów lub wydanie świadectwa pochodzenia:

2019-08-31 Wniosek_o_zalegalizowanie dokumentów

Wzór formularza świadectwa pochodzenia wydawanego przez Krajową Izbę Gospodarczą na podstawie świadectwa pochodzenia wydanego przez Urząd Celny (dodatkowy wymóg: zapis w akredytywie)

• świadectwo – wzór

UWAGA!

Od 1.07.2023 r. zmiana wysokości opłat za legalizację dokumentów oraz wydanie świadectwa pochodzenia:

Cennik usług legalizacyjnych-01.07.2023

Cennik świadectwa potwierdzające niepreferencyjne pochodzenie-01.07.2023

Działalność legalizacyjna jest prowadzona przez:

Wielkopolską Izbę Przemysłowo-Handlową
Św. Marcin 24, lok. 402
61-805 Poznań

Kontakt: Aleksandra Cicha
tel.: +48 61 8690107
a.cicha@wiph.pl

w imieniu:

Krajowej Izby Gospodarczej
Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA, Dział Legalizacji
ul. Trębacka 4 , 00-074 Warszawa, Polska,
tel: +48 22 630 97 13,  630 96 31,  630 97 67,
fax: +48 22 826 82 31, e-mail: legalizacja@kig.pl, www.kig.pl

INNE USŁUGI: WYSTAWIANIE ŚWIADECTW POCHODZENIA

Działalność legalizacyjna jest prowadzona przez:

Wielkopolską Izbę Przemysłowo-Handlową
Św. Marcin 24, lok. 402
61-805 Poznań

Kontakt:
Aleksandra Cicha
tel.: +48 61 8690107
a.cicha@wiph.pl

Certyfikaty i zaświadczenia izby gospodarczej

Kontakt:
Jakub Sitek
tel.:+48 61 8690100
j.sitek@wiph.pl

Inne usługi

WYDAWANIE ŚWIADECTW POCHODZENIA